Le groupe de construction et de concessions français Eiffage, 66.000 salariés pour un chiffre d’affaires de 16,6 milliards d’euros, a pensé sa transformation digitale des fonctions support pour la mettre au service des clients internes, des fournisseurs et de ses valeurs. A la source de cette transformation ? Le déploiement fin 2013 d’un progiciel intégré de gestion dans toutes les business units de travaux du groupe, en France. Si l’année 2014 est consacrée à peaufiner l’outil de l’éditeur PeopleSoft, la période 2015-2019 a pour objectif la réduction des coûts auprès des clients internes.
La première étape fut d’identifier les processus finance pouvant être mis en musique dans un centre de services partagés (CSP). Pour le directeur général d’Eiffage Global Services, Jean-Philippe Faure, « c’est là qu’a débuté la transformation digitale du groupe, ou plutôt sa transformation globale », dans le respect des valeurs du groupe : « Impliquer les différentes branches d’activité concernées ; la meilleure ergonomie possible des outils pour une expérience utilisateur (« user experience » ou UX) optimale ; une création de valeur et non une seule réduction des coûts. » « Dès le départ, nous avons opté pour un CSP en France. Et nos sites, 4 contre 382 en 2015, se sont déployés sur nos grands bassins d’emploi en France ». Il ne s’agit pas de mettre en place un plan de sauvegarde de l’emploi, mais d’anticiper et de former.
Maurice l’automate
La digitalisation permet d’optimiser la centralisation des fonctions support : commandes et factures en format EDI, notes de frais dématérialisées et surtout automatisation. « Si la digitalisation réduit le nombre d’étapes et augmente la productivité, l’automatisation redonne de la valeur aux fonctions support, souligne Jean-Philippe Faure. Nous leur avons demandé quelles étaient les tâches chronophages et répétitives qu’elles ne souhaitaient plus faire. » Ainsi, l’extraction des données relatives aux comptes fournisseurs et la création du tableau de justifications sont désormais générées et mises à la disposition des comptables, lesquels se concentrent sur la seule étape à vraie valeur ajoutée : la justification des comptes fournisseurs. Corollaire : avec un seul format de comptes à traiter, le coût de la prestation des commissaires aux comptes va baisser.
La création des comptes fournisseurs est prise en charge via un automate baptisé « Maurice », qui traite environ 85 % des demandes. « Avant il fallait deux jours pour traiter un fournisseur contre une heure désormais. Il n’y a plus d’erreurs. Et si une demande est incomplète, elle est reprise par la cellule référentiel. » Cette transformation digitale de la fonction finance est un succès tant du côté des collaborateurs : « Les comptables demandent un Maurice 2 qui couvrirait les factures sans commande ni réception », que du côté des fournisseurs. D’autant qu’Eiffage a mis à la disposition de ces derniers un portail (Tradeshift) qui leur garantit un suivi du traitement des factures, donc un gain de temps et de la visibilité pour leur trésorerie.
Prochaine étape ? Permettre aux fournisseurs de convertir automatiquement les bons de commande en factures. « Ce chantier, qui devrait être en place à l’été, sera un gain de temps énorme pour nos fournisseurs. Tout cela permet d’inscrire nos relations dans la durée. Mais une telle promesse de transparence exige de l’efficacité », prévient Jean-Philippe Faure, qui ne cache pas son enthousiasme sur le chemin parcouru. « En trois ans, la magnitude de la transformation est conséquente : en 2015 nous étions en retard, là nous avons pris de l’avance. »
via Les Echos http://bit.ly/2MeI0Dp