Révolution numérique : dématérialiser devient un impératif !

Au-delà des aspects législatifs, qui pourraient inciter les entreprises à sauter le pas, la dématérialisation est aujourd’hui incontournable car elle permet en plus d’une gestion de documents plus fluide et sécurisée, des gains de temps et d’argent non-négligeables, notamment dans une démarche RSE.

Si, dans le passé, des détracteurs pouvaient critiquer
l’investissement et la durée d’implantation que représentaient une procédure de
dématérialisation de documents au sein de l’entreprise, cette époque est
révolue. En effet, il faut bien avoir en tête qu’il existe aujourd’hui des
solutions adaptées au TPE/PME, dont les bénéfices directs et indirects
dépassent largement les inconvénients dans un projet de dématérialisation.

Un gain de temps pour les entreprises  

La dématérialisation est le meilleur moyen pour l’entreprise
du XXIème siècle de s’adapter aux enjeux de son époque : plus de
productivité et plus de rentabilité. Grâce à son application dans les
entreprises, elle permet de réaliser un gain de temps considérable sur toutes
les démarches administratives qui ont tendance à ralentir les employés.

Ainsi, la dématérialisation est synonyme de raccourcissement
des temps de traitement des documents ainsi que des délais de réponse. En
effet, en passant par une solution à 100% électronique, l’entreprise n’est plus
dépendante des contraintes des envois papiers, et du traitement du courrier les
jours ouvrés. Le temps passé en déplacement, à la rencontre de clients ou de
prestataires, est également sérieusement diminué alors qu’il n’y a plus besoin
de se rencontrer pour signer un document nécessitant deux signatures. La
dématérialisation et donc la numérisation des documents permet également, grâce
à l’archivage des documents, un gain de temps considérable pour la recherche
documentaire. En effet, rechercher un document parmi des milliers de dossiers
papier prend parfois tellement de temps à un employé que sa recherche revient
10 fois plus chère1 que sa seule production. Et il devient aussi désormais
possible, grâce à la dématérialisation, de consulter un document n’importe où,
n’importe quand, et même en-dehors de son lieu de travail, pour peu qu’on y ait
une autorisation d’accès, c’est une aide précieuse pour le télétravail.

La dématérialisation est donc aussi une solution idéale pour
optimiser et valoriser le travail des employés. Si moins de temps est
consacré aux tâches administratives et répétitives de classement, recherche et
archivage des documents, l’employé pourra davantage se concentrer sur des
tâches à plus forte valeur ajoutée. En concentrant ses efforts sur des missions
de première importance, l’entreprise en ressort alors gagnante.

Aspect non négligeable également : le temps économisé
sur la sécurisation des données. Les solutions électroniques permettent de
conserver l’intégrité des documents concernés par la dématérialisation. Ils
ne sont plus sujets à d’éventuelles erreurs humaines ou failles de
sécurité. Le temps passé à corriger ces erreurs est donc entièrement
supprimé.

Des bénéfices économiques non-négligeables  

La liste des économies qu’une entreprise peut réaliser en
dématérialisant ses documents est longue et couvre tous les aspects d’une
activité. En effet, en observant les entreprises qui ont eu recours à la
dématérialisation, on remarque que celles-ci ont réalisé des économies :

• Les coûts de traitement des documents ;
• Les coûts d’éditique ;
• Les coûts de distribution ;
• Les coûts du papier ;
• Les coûts d’impression ;
• Les coûts de mise sous pli et d’affranchissement des envois
  postaux.

Ainsi, la facture électronique entrante coûte jusqu’à 10 €
de moins(1)que la même facture papier, et la facture électronique sortante
coûte jusqu’à 6,50 € de moins que la même facture papier. Ainsi, le
gouvernement estime – après étude(2)- que la dématérialisation des factures
représente une économie de l’ordre de 50% à 75% par rapport à un traitement
papier et réduit le coût de traitement d’environ 30%.

A l’échelle européenne, les initiatives de dématérialisation
sont très largement encouragées, voire plébiscitées. En effet, après des études
menées sur l’ensemble des marchés publics européens, la Commission Européenne a
dévoilé dans un communiqué ses directives en ce qui concernait la
dématérialisation appliquée aux administrations publiques et aux marchés
économiques(3). Ces études mettaient en exergue les économies potentielles
pouvant être réalisées si l’ensemble des acteurs des marchés publics européens
avait recours à la dématérialisation. Un total de 2,3 milliards €
pourrait être économisé rien qu’avec la seule numérisation des factures.

Un geste pour la planète, une démarche RSE
intelligente !

La dématérialisation est une solution d’avenir dans un monde
toujours plus soucieux de l’empreinte carbone laissée par ses activités. En
effet, de plus en plus d’entreprises réfléchissent à développer leur activité
en se faisant toujours plus respectueux de l’environnement.

D’après l’entreprise de solutions globales de
dématérialisation DPii, il est estimé que 75% des déchets de bureaux sont du
papier. En France, nos habitudes et notre culture font que nous sommes
particulièrement friands de papier et de gestion matérielle des
documents. Ainsi, la France à elle seule représente 3% de la consommation
mondiale de papier(4).

C’est donc un travail de fond qu’il faut effectuer pour
changer les habitudes des employés des entreprises françaises afin qu’ils ne
tendent plus systématiquement vers le traitement matériel des documents. La
dématérialisation peut être une des solutions pour transiter vers des modèles
écologiques plus viables, en remplaçant la vaste quantité de documents papier
par des versions numériques, par exemple.

1. Source: GS1
France 2010
2. Source

3. Source : La
facturation électronique dans le cadre des marchés publics: une nouvelle
avancée vers la passation électronique de bout en bout des marchés publics et
vers l’administration électronique en Europe.
4. Source